Controle de estoque para restaurante: como fazer, passo a passo

Como fazer o controle de estoque de um restaurante?

O controle de estoque de um restaurante se faz com quatro pilares: cadastro padronizado dos insumos, ficha técnica de cada prato, contagem física periódica e baixa automática a cada venda. Juntos, eles mostram o que entrou, o que saiu e quanto custou cada prato vendido.

Sem esse controle, a margem some por caminhos invisíveis: porção maior que a prevista, produto vencido, compra duplicada, desvio. Segundo a ONU, 17% de todos os alimentos disponíveis aos consumidores foram para o lixo em 2019, e, depois das residências, os restaurantes e demais serviços de alimentação fora do lar estão entre os que mais desperdiçam, de acordo com a Agência Sebrae de Notícias e o Ministério da Agricultura. Quem controla o estoque ataca essa perda dentro da própria cozinha.

Por onde começar: cadastro de insumos

Comece cadastrando cada insumo e embalagem exatamente como você compra do fornecedor, com unidade de medida e custo da última nota. Esse cadastro é a base de tudo: se o nome, a unidade ou o preço estiverem errados, a ficha técnica, o CMV e a baixa automática herdam o erro.

• Use um nome único por insumo (evite “queijo”, “queijo mussarela” e “mussarela fatiada” para o mesmo item).
• Defina a unidade de compra e a unidade de uso (compra em caixa, uso em grama).
• Atualize o custo a cada nota fiscal recebida.
• Marque o estoque mínimo dos itens críticos, aqueles que param a cozinha quando acabam.

O que é ficha técnica e por que ela é a base do estoque?

Ficha técnica é a receita padronizada de um prato, com ingredientes, quantidades, rendimento e custo. Ela diz quanto de cada insumo cada venda consome. Sem ela, a baixa automática no estoque e o cálculo do custo do prato viram estimativa.

O Sebrae oferece um modelo de ficha técnica para alimentação fora do lar no Sebrae Play, com acesso após cadastro. Uma ficha completa costuma ter estes campos:

• Ingrediente e unidade de medida;
• Peso bruto (PB): como o insumo chega, antes da limpeza;
• Peso líquido (PL): o que sobra limpo, pronto para uso;
• Fator de correção (FC): PB dividido por PL;
• Custo na receita e rendimento (quantas porções a receita rende).

Exemplo hipotético, só para mostrar a conta: se 1 kg de um legume vira 800 g depois de limpo, o fator de correção é 1,25. Isso significa que o custo do prato deve considerar o peso que você pagou, não o que foi para a panela. Ignorar as aparas faz o prato parecer mais barato do que é.

Como funciona a baixa automática no estoque?

A baixa automática desconta o estoque a cada venda, sem que alguém precise lançar nada à mão. O sistema soma o que cada prato consome e abate esse total do saldo. O saldo mostrado é o teórico: ele só fica confiável se for conferido por contagem física.

A venda pode vir do salão, do balcão, do delivery próprio ou de pedidos pelo WhatsApp: se todos os canais entram no mesmo sistema, o estoque se movimenta em um só lugar. A mesma venda segue para a cozinha, como detalhamos em KDS para cozinha, e para a nota fiscal, assunto de NFC-e para restaurante.

O que é PEPS/PVPS e como aplicar na cozinha?

PEPS (primeiro que entra, primeiro que sai) e PVPS (primeiro que vence, primeiro que sai) são regras de rotação: o que chegou antes, ou vence antes, é usado primeiro. Na prática, a compra nova vai para o fundo da prateleira e o item mais próximo do vencimento fica à frente.

• Etiquete tudo que for aberto ou fracionado, com data de abertura e nova validade.
• Organize geladeira, câmara fria e estoque seco com um lugar fixo por item.
• Dê preferência ao PVPS em perecíveis, onde a data de validade manda mais do que a ordem de chegada.

Como fazer inventário e calcular o CMV?

O inventário é a contagem física de tudo o que está guardado. Com ele, o CMV do período sai de uma conta simples: estoque inicial, mais compras do período, menos estoque final. O resultado, dividido pelo faturamento, mostra quanto da venda foi consumido em insumos.

Como referência, o Sebrae/RS situa o CMV ideal entre 30% e 40% do faturamento, conforme resumo da Koncluí, e a faixa varia conforme o tipo de serviço. A leitura completa está em CMV de restaurante. Quando o CMV real passa do esperado, compare o estoque do sistema com a contagem para descobrir se a diferença vem de porção, perda ou erro de cadastro.

Na rotina de inventário, separe também o destino do que sobra. A Agência Abrasel explica a diferença entre sobras limpas (preparos que não saíram da cozinha e podem ser reaproveitados com segurança) e restos (o que saiu para o salão ou teve contato com o cliente e deve ser descartado). Registrar cada tipo mostra onde está a perda.

Passo a passo para organizar o estoque do zero

1. Cadastre os insumos com unidade e custo atualizado.
2. Monte as fichas técnicas dos pratos mais vendidos primeiro.
3. Faça a contagem inicial para ter o estoque inicial confiável.
4. Vincule o sistema às vendas para ativar a baixa automática.
5. Adote PVPS e etiquetas na armazenagem.
6. Lance as notas de compra no dia em que chegam.
7. Conte periodicamente (semanal para itens críticos, mensal para o restante) e compare com o saldo.

Para quem esse controle vale a pena?

Vale para qualquer casa que compra, manipula e vende alimento todos os dias: restaurantes, pizzarias, hamburguerias, lanchonetes, padarias e bares com cozinha. Para operações muito pequenas ou sem rotina fixa, uma planilha pode bastar no início, mas ela depende de disciplina diária e perde precisão quando o cardápio cresce.

Perguntas frequentes

Qual o CMV ideal para restaurante?

Como referência geral, o Sebrae/RS cita de 30% a 40% do faturamento, mas a faixa muda com o tipo de casa e de cardápio. Use o número como ponto de partida e compare o seu CMV mês a mês.

Por que o custo do prato usa o peso bruto?

Porque você paga pelo insumo inteiro. As aparas e perdas de limpeza fazem parte do custo de compra, e ignorá-las distorce o custo real e a margem do prato.

Se tenho baixa automática, ainda preciso contar o estoque?

Sim. A baixa automática calcula o consumo teórico. Só a contagem física revela quebras, vencimentos, extravios e erros de porcionamento.

Qual a diferença entre PEPS e PVPS?

No PEPS, sai primeiro o que entrou primeiro. No PVPS, sai primeiro o que vence primeiro. Em perecíveis, o PVPS costuma ser mais seguro.

Como o SPKR Menu ajuda no controle de estoque?

No SPKR Menu, a entrada de estoque vem do XML da nota fiscal e a baixa acontece sozinha a cada venda, junto com NFC-e, caixa, contas a pagar e DRE no mesmo painel. O mesmo sistema atende salão, cozinha, delivery próprio sem comissão por pedido e iFood. Conheça o SPKR Menu para restaurantes, teste 30 dias grátis e pare de pagar aluguel sobre o seu próprio faturamento.

Fontes

• Agência Sebrae de Notícias: perdas e desperdício de alimentos, pesquisa da ONU (24/03/2021).
• Ministério da Agricultura: dados da FAO sobre perdas e desperdício.
• Agência Abrasel: sobras limpas e restos em restaurantes.
• Sebrae Play: modelo de ficha técnica para alimentação fora do lar.
• Koncluí: resumo do material do Sebrae/RS sobre CMV.